El 8 de abril de 2022, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (“DIAN”) emitió la Resolución 0085 de 2022 (“R85”), mediante la cual se reglamentan los requisitos para el registro y la circulación de las facturas electrónicas (“FE”) como títulos valores, considerando las modificaciones introducidas por la Ley 2155 de 2021 (última reforma tributaria) al artículo 616-1 del Estatuto Tributario (“E.T.”). La R85 señala que su reglamentación entrará en vigor tres (3) meses después de su publicación en el Diario Oficial. Debido a que esta ocurrió el 13 de abril, el contenido y el Anexo Técnico de la R85 entran en vigor el 13 de julio de 2022.

El artículo (616-1) modificado regula las facturas a crédito (o con plazo para su pago), señalando requisitos de deducibilidad adicionales para los gastos soportados en ellas y para la transmisión de los derechos contenidos en las mismas a favor de terceros (operaciones de factoring y confirming).

I. Nuevos eventos electrónicos a emitir por el destinatario de la factura

Los receptores de facturas electrónicas que realicen operaciones a crédito o con plazos, además de mantener como soporte la respectiva factura electrónica de venta, también deben generar los siguientes documentos electrónicos como archivos XML para que el gasto sea deducible (i) el acuse de recibo de la factura electrónica de venta y (ii) el recibo de los bienes o servicios suministrados (definidos en el artículo 2 de la R85).

Esto implica la emisión de documentos XML de acuerdo con las condiciones y requisitos técnicos y tecnológicos establecidos para el efecto y que los documentos sean validados por la DIAN al momento de su emisión, como es el caso de las facturas electrónicas y las notas de crédito/débito. Los eventos deben ser emitidos cuando ocurran los hechos respectivos, no obstante, no se señala un término para el efecto. Así mismo, si el receptor de la factura no emite los eventos mencionados, el gasto por la respectiva factura no es deducible ni da derecho a impuestos descontables, de acuerdo con el artículo 616-1 del E.T.

II. Uso de la plataforma RADIAN para circular y negociar facturas de venta que sean valores transferibles

La circulación y negociación de facturas de venta como títulos valores se realiza a través de la plataforma RADIAN. Hasta que las facturas y las operaciones no se registren en el RADIAN, no será efectiva la correspondiente transmisión de los derechos incorporados en las mismas. Los detalles de los eventos a emitir y los procedimientos para el efecto se establecen en el anexo técnico de la R85.

La R85 introduce los eventos electrónicos de aceptación y rechazo que también emite el receptor de la factura cuando cumple con los términos comerciales acordados de la transacción. El derecho mercantil también permite al emisor de la factura aceptarla tácitamente si el destinatario no rechaza la factura dentro de los tres días hábiles posteriores a su recepción. La R85 también incluye el evento de aceptación tácita disponible para el emisor, que puede emitir tres días hábiles después de la emisión del evento de recepción de la factura. Una vez aceptadas las facturas (ya sea que la aceptación sea implícita o expresa), no podrán ser modificadas o anuladas mediante la emisión de notas de crédito o débito.

Las personas no obligadas a emitir facturas pueden registrarse como emisores de facturas electrónicas para utilizar RADIAN, sin la obligación de emitir facturas de venta.